Veel organisaties kennen de uitdaging van consistentie en continuïteit in de uitvoering. Bij gemeenten bijv. blijken producten voor inwoners en ondernemers lang niet altijd even duidelijk gedefinieerd en worden werkprocessen verschillend ingevuld per team.

UCM biedt mogelijkheden om structuur aan te brengen in het definiëren van processen en producten. De flexibele koppeling tussen producten en processen zorgt ervoor dat gevarieerd kan worden ingespeeld op behoeften van de cliënt.

Stel je voor dat je:

• op een uniforme manier (met één enkele applicatie) verschillende processen kunt ondersteunen;
• de levering van producten en/of diensten die wezenlijk van elkaar verschillen, met één applicatie kunt ondersteunen
• voor verschillende organisatiedelen die verschillende processen uitvoeren, één applicatie kunt gebruiken.

Dat kan allemaal met een uniform platform voor case management, omdat

• Producten én processen in het platform onafhankelijk van elkaar een plaats hebben:
  • Producten zijn gedefinieerd in een Producten- en DienstenCatalogus (PDC);
  • De ondersteuning en besturing van processen is geregeld in sets van bedrijfsregels;
  • Bedrijfsregels gebruiken kenmerken van producten om bijv. product-specifieke voorwaarden in een leverproces toe te passen;
• Bedrijfsregelsets voor verschillende processen worden op een uniforme manier gedefinieerd;
• Bedrijfsregelsets zijn helemaal onafhankelijk van elkaar, zowel logisch als technisch;
• Bedrijfsregelsets gelden voor een groep producten/diensten die bij elkaar horen (in een PDC).

De kern van UCM is losse koppeling tussen producten en processen. In het hart van UCM functioneert een proces management engine die producten en processen op een flexibele manier aan elkaar verbindt.

De onafhankelijkheid van producten en processen zorgt ervoor dat er één generieke (uniforme) manier is om elk proces aan te sturen.

Zo kunnen processen aan het UCM-platform worden toegevoegd, zonder dat ze effect hebben op andere processen. Terwijl het toch nog steeds over één platform gaat van één organisatie. Functies als cliënt-management, document management, email en printstraat zijn generieke functies waar het UCM gebruik van maakt: voor alle processen op dezelfde – standaard – manier.

Maar dat is niet alles

Naast een platform waar producten en processen loosely coupled zijn, beschikt het platform over faciliteiten om de communicatie met de cliënt te optimaliseren. Zo is er de Front End API: deze maakt het mogelijk om formulieren te genereren op basis van de gegevens die over producten beschikbaar zijn. Als een cliënt een kapvergunning wil aanvragen, dan levert de Front End API aan de website uit de PDC een set gegevens aan over de kapvergunning: welke gegevens en welke bijlagen zijn nodig voor de beoordeling van de aanvraag. Zo kan de front end op een eenvoudige manier flexibel een aanvraagformulier maken, voor elk product in de productentabel (PDC).

De Sjabloon Manager maakt de uitgaande communicatie eenvoudig. Voor brieven en e-mails kunnen sjablonen worden gemaakt die in bedrijfsregels gebruikt kunnen worden voor allerlei vormen van communicatie. Denk aan hoorplichtbrieven, beschikkingen, afwijzingen, notificaties etc.. De sjablonen worden gemaakt met state-of-the-art HTML-technologie dat garant staat voor kwaliteit en precisie. De integratie van de sjablonen in UCM zorgt voor naadloze communicatie vanuit processen met cliënten én medewerkers.